সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের নতুন বেতন নির্ধারণের প্রক্রিয়ায় iBAS++-এর Pay Fixation ব্যবস্থায় তথ্যের সঠিকতা এখন গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হয়ে উঠেছে। পে ফিক্সেশন করতে গিয়ে শুধু NID নম্বর বা বর্তমান বেতনের তথ্য দিলেই প্রক্রিয়া শেষ হবে না; কর্মচারীর ব্যক্তিগত পরিচয়, বর্তমান কর্মস্থল, পদ-পদবি, চাকরিতে যোগদানের তথ্য, পূর্ববর্তী বেতন নির্ধারণ, পদোন্নতি, উচ্চতর গ্রেড এবং সংশ্লিষ্ট অফিস আদেশ—প্রযোজ্য ক্ষেত্রে এসব তথ্যও প্রস্তুত রাখতে হবে।

iBAS++-এর সরকারি পোর্টাল অনুযায়ী, অনলাইন Pay Fixation ব্যবস্থায় কর্মচারীরা নিজেদের চাকরিসংক্রান্ত তথ্য রেকর্ড করতে পারেন এবং সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ কার্যালয় সেই তথ্য যাচাই ও প্রতিপাদন করে।

সাম্প্রতিক সময়ে পে ফিক্সেশন নিয়ে কর্মচারীদের মধ্যে সবচেয়ে বেশি প্রশ্ন হচ্ছে—কোন তথ্য কোথায় দিতে হবে, কোন কাগজপত্র হাতে রাখতে হবে এবং চলমান, পদোন্নতি ও উচ্চতর গ্রেডের ক্ষেত্রে কোন তথ্য আলাদাভাবে প্রয়োজন হবে। iBAS++-এর বিদ্যমান কাঠামো ও প্রকাশিত নির্দেশনা বিশ্লেষণ করলে বিষয়টি কয়েকটি ধাপে পরিষ্কার হয়।

প্রথমেই প্রয়োজন NID, জন্মতারিখ ও মোবাইল নম্বর

অনলাইন পে ফিক্সেশনে প্রবেশের প্রথম ধাপেই কর্মচারীর জাতীয় পরিচয়পত্র নম্বর, জন্মতারিখ এবং মোবাইল নম্বর প্রয়োজন হচ্ছে। সরকারি iBAS++ Pay Fixation লগইন পেজে এই তিনটি তথ্যের পাশাপাশি ক্যাপচা পূরণের ব্যবস্থা রয়েছে। এরপর মোবাইল অথবা ই-মেইলে পাঠানো চার অঙ্কের ভেরিফিকেশন কোড দিয়ে পরিচয় যাচাই করা হয়।

তাই পে ফিক্সেশন শুরুর আগে প্রত্যেক কর্মচারীর উচিত নিজের—

• NID নম্বর
• জন্মতারিখ
• সচল মোবাইল নম্বর
• ই-মেইল ঠিকানা

সঠিক আছে কি না যাচাই করে রাখা।

NID বা জন্মতারিখে ভুল থাকলে পরবর্তী ভেরিফিকেশন ও রেকর্ড মেলানোর ক্ষেত্রে সমস্যা হতে পারে।

ছবিতে দেখা ‘চলমান’ পে ফিক্সেশন ফরমে গুরুত্বপূর্ণ কয়েকটি ধাপ

প্রদত্ত iBAS++ স্ক্রিনশট বিশ্লেষণ করে দেখা যায়, চলমান Pay Fixation অংশে তথ্যগুলো একাধিক ক্যাটাগরিতে ভাগ করা হয়েছে। সেখানে সাধারণ তথ্যের পাশাপাশি পদবি, বর্তমান তথ্য, উচ্চতর গ্রেড/বেতন-সংক্রান্ত তথ্য এবং পূর্ববর্তী বেতন-সংক্রান্ত তথ্যের জন্য আলাদা ধাপ রয়েছে।

অর্থাৎ, পে ফিক্সেশন একটি একক তথ্য ইনপুটের কাজ নয়; বরং কর্মচারীর চাকরির পুরো বেতন-ইতিহাসের সঙ্গে বর্তমান অবস্থার সামঞ্জস্য যাচাইয়ের একটি ধারাবাহিক প্রক্রিয়া।

১. সাধারণ তথ্য

চলমান ফরমের প্রথম গুরুত্বপূর্ণ অংশ হচ্ছে সাধারণ তথ্য।

এখানে সাধারণত কর্মচারীর—

• NID নম্বর
• নাম
• জন্মতারিখ
• মোবাইল নম্বর
• ই-মেইল
• সংশ্লিষ্ট অফিস/হিসাবরক্ষণ কার্যালয়ের তথ্য

প্রয়োজন হতে পারে।

iBAS++-এর সরকারি New Employee ফরমেও NID, বাংলা ও ইংরেজি নাম, জন্মতারিখ, মোবাইল এবং ই-মেইলের পৃথক ঘর রয়েছে।

২. বর্তমান কর্মস্থলের তথ্য

এরপর আসে কর্মচারীর বর্তমান কর্মস্থল।

এক্ষেত্রে প্রয়োজন হতে পারে—

• মন্ত্রণালয়/বিভাগ
• অধিদপ্তর/পরিদপ্তর
• অধস্তন অফিস
• মাঠ পর্যায়ের অফিস/ইউনিট
• বর্তমান পদবি
• বর্তমান পদমর্যাদা
• বর্তমান স্কেল/গ্রেড
• বর্তমান মূল বেতন

iBAS++-এর প্রকাশিত Pay Fixation ফরমে এসব তথ্যের জন্য আলাদা ক্ষেত্র রয়েছে।

এখানে বিশেষভাবে খেয়াল রাখতে হবে, বর্তমান পদবি এবং গ্রেড যেন সর্বশেষ কার্যকর সরকারি রেকর্ডের সঙ্গে মিলে যায়।

৩. চাকরিতে প্রথম যোগদানের তথ্য

কর্মচারীর চাকরির ইতিহাস নির্ধারণে প্রথম যোগদানের তথ্য গুরুত্বপূর্ণ।

প্রস্তুত রাখতে হবে—

• সরকারি চাকরিতে প্রথম যোগদানের তারিখ
• প্রথম যোগদানের সময়কার পদবি
• প্রথম যোগদানের সময়কার গ্রেড/বেতন স্কেল
• প্রথম কর্মস্থল
• নিয়োগ আদেশ নম্বর
• নিয়োগপত্রের তারিখ

iBAS++-এর সরকারি কর্মচারী তথ্য ফরমে প্রথম যোগদানের তারিখের গ্রেড, স্কেল এবং কর্মস্থলের তথ্য আলাদাভাবে সংরক্ষণের ব্যবস্থা রয়েছে।

৪. ৩০ জুন ২০২৬-এর মূল বেতন

নতুন বেতন নির্ধারণের আলোচনায় সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলোর একটি হলো নির্ধারিত তারিখের পূর্ববর্তী মূল বেতন।

তাই পে ফিক্সেশন করার আগে কর্মচারীকে নিজের সর্বশেষ বেতন রেকর্ড দেখে নিশ্চিত হতে হবে—

৩০ জুন ২০২৬ তারিখে মূল বেতন কত ছিল।

এর সঙ্গে মিলিয়ে দেখা উচিত—

• বর্তমান গ্রেড
• বেতনধাপ
• সর্বশেষ ইনক্রিমেন্ট
• পূর্ববর্তী ফিক্সেশন
• পদোন্নতি বা উচ্চতর গ্রেডের প্রভাব

তবে এখানে একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো—৩০ জুন ২০২৬-এর বেতন কত হবে বা নতুন স্কেলে কীভাবে ফিক্স হবে, সেটি নিজে অনুমান করে ইনপুট দেওয়া উচিত নয়। সংশ্লিষ্ট সরকারি আদেশ, সার্ভিস বুক এবং iBAS++-এ প্রদর্শিত তথ্যের ভিত্তিতে নির্ধারণ করতে হবে।

৫. পূর্ববর্তী Pay Fixation-এর তথ্য

আগে বেতন নির্ধারণ হয়ে থাকলে সেটির তথ্যও গুরুত্বপূর্ণ।

iBAS++-এর সরকারি নির্দেশনায় পূর্ববর্তী বেতন নির্ধারণের Verification Number সংরক্ষণ ও প্রয়োজন অনুযায়ী ব্যবহারের কথা বলা হয়েছে। বিশেষ করে চলমান ও নতুন নিয়োগ ছাড়া অন্যান্য বেতন নির্ধারণের ক্ষেত্রে ১ জুলাই ২০১৫-এর বেতন নির্ধারণের Verification Number প্রয়োজন হতে পারে।

এ কারণে কর্মচারীদের কাছে থাকলে প্রস্তুত রাখা উচিত—

• পূর্ববর্তী Pay Fixation Statement
• Verification Number
• পূর্ববর্তী Basic Pay
• সংশ্লিষ্ট অফিস আদেশ
• বেতন পুনর্নির্ধারণের আদেশ

৬. পদোন্নতি থাকলে আলাদা তথ্য

যেসব কর্মচারীর চাকরিজীবনে পদোন্নতি হয়েছে, তাদের ক্ষেত্রে পদোন্নতির তথ্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

প্রয়োজন হতে পারে—

• আগের পদ
• নতুন পদ
• পদোন্নতির তারিখ
• নতুন গ্রেড
• নতুন মূল বেতন
• পদোন্নতির অফিস আদেশ
• পদোন্নতির পর বেতন নির্ধারণের তথ্য

iBAS++-এর Pay Fixation কাঠামোতে Promotion আলাদা একটি fixation category হিসেবে রয়েছে।

ফলে চলমান ফিক্সেশনের তথ্যের সঙ্গে পদোন্নতির ফিক্সেশনকে এক করে দেখা যাবে না।

৭. উচ্চতর গ্রেডের তথ্য

উচ্চতর গ্রেড পাওয়া বা প্রাপ্য হওয়ার ক্ষেত্রে আরও কিছু তথ্য প্রয়োজন হতে পারে।

যেমন—

• উচ্চতর গ্রেড পাওয়ার তারিখ
• আগের গ্রেড
• উচ্চতর গ্রেড
• উচ্চতর গ্রেডে মূল বেতন
• সংশ্লিষ্ট অফিস আদেশ
• উচ্চতর গ্রেডের আগে পূর্ববর্তী বেতন

iBAS++-এর বর্তমান fixation category-তে Higher Grade-এর জন্য পৃথক ব্যবস্থা রয়েছে।

তাই কারও ক্ষেত্রে পদোন্নতি এবং উচ্চতর গ্রেড—দুই ধরনের ঘটনা থাকলে কোনটি আগে কার্যকর বা প্রাপ্য হয়েছে, সেটি যাচাই করা গুরুত্বপূর্ণ।

৮. টাইমস্কেল, সিলেকশন গ্রেড ও অন্যান্য সুবিধা

কর্মচারীর চাকরি-ইতিহাসে যদি থাকে—

• টাইমস্কেল
• সিলেকশন গ্রেড
• উচ্চতর স্কেল
• বেতন পুনর্নির্ধারণ
• বদলি
• সমপদে স্কেল উন্নীতকরণ

তাহলেও সংশ্লিষ্ট তথ্য ও অফিস আদেশ প্রস্তুত রাখতে হবে।

সরকারি iBAS++ নির্দেশনায় একাধিক fixation-এর প্রয়োজন হলে যেটি আগে প্রাপ্য, সেটির বেতন নির্ধারণ আগে সম্পন্ন করার কথা বলা হয়েছে। একই সঙ্গে অপ্রয়োজনীয় অপশনে তথ্য এন্ট্রি না করতে সতর্ক করা হয়েছে, কারণ এতে পরবর্তী প্রয়োজনীয় ফিক্সেশনে জটিলতা তৈরি হতে পারে।

৯. অফিস আদেশের সফট কপি

পে ফিক্সেশনের ক্ষেত্রে শুধু তথ্য জানা থাকলেই হবে না; প্রয়োজনীয় অফিস আদেশের সফট কপি প্রস্তুত রাখা গুরুত্বপূর্ণ।

iBAS++-এর সরকারি নির্দেশনায় নিয়োগ, বদলি, টাইমস্কেল, সিলেকশন গ্রেড, উচ্চতর গ্রেড এবং বেতন পুনর্নির্ধারণ-সংক্রান্ত অফিস আদেশের PDF/JPEG কপি প্রস্তুত রাখার কথা বলা হয়েছে।

আর কোনো আদেশ তিন পৃষ্ঠার বেশি হলে পুরো নথি আপলোডের পরিবর্তে নির্দেশনা অনুযায়ী প্রথম পৃষ্ঠা, সংশ্লিষ্ট নাম থাকা পৃষ্ঠা এবং আদেশকারীর স্বাক্ষরযুক্ত শেষ পৃষ্ঠার সফট কপি আপলোড করার কথা বলা হয়েছে।

১০. নতুন নিয়োগপ্রাপ্তদের জন্য অতিরিক্ত তথ্য

নতুন নিয়োগের ক্ষেত্রে তথ্যের পরিমাণ আরও বেশি হতে পারে।

সরকারি iBAS++ New Employee ফরমে রয়েছে—

• হিসাবরক্ষণ কার্যালয়
• NID
• বাংলা নাম
• ইংরেজি নাম
• জন্মতারিখ
• মোবাইল
• ই-মেইল
• নিয়োগ আদেশ নম্বর
• নিয়োগপত্রের তারিখ
• নিয়োগ আদেশের কপি
• যোগদানের তারিখ
• ক্যাডারের নাম, প্রযোজ্য ক্ষেত্রে
• পরিচিতি নম্বর, প্রযোজ্য ক্ষেত্রে
• যোগদানের সময়কার পদবি
• যোগদানের সময়কার গ্রেড/বেতন স্কেল
• অতিরিক্ত ইনক্রিমেন্ট প্রাপ্য কি না
• অতিরিক্ত ইনক্রিমেন্টের সংখ্যা
• নির্ধারিত মূল বেতন।

এ ছাড়া সরকারি নির্দেশনায় নতুন নিয়োগের ক্ষেত্রে শিক্ষাগত সনদ, যোগদানপত্র ও স্বাস্থ্যগত সনদের সফট কপিও প্রস্তুত রাখার কথা বলা হয়েছে।

পে ফিক্সেশনের আগে ডকুমেন্ট চেকলিস্ট

পে ফিক্সেশনে সবচেয়ে বেশি সতর্কতা কোথায়?

পে ফিক্সেশনের সময় তিনটি বিষয় বিশেষভাবে গুরুত্ব পাওয়ার মতো।

প্রথমত, ভুল তথ্য দিয়ে ফরম সাবমিট করা যাবে না। iBAS++ নিজেই কর্মচারীদের ধীরস্থিরভাবে প্রতিটি ধাপ সম্পন্ন করার নির্দেশ দিয়েছে। ভুল হলে কাজ সম্পন্ন হতে বিলম্ব হতে পারে।

দ্বিতীয়ত, অপ্রয়োজনীয় fixation option নির্বাচন করা উচিত নয়। সরকারি নির্দেশনায় স্পষ্টভাবে বলা হয়েছে, কৌতূহলবশত অপ্রয়োজনীয় অপশনে তথ্য দিলে পরবর্তীতে প্রয়োজনীয় অপশনে তথ্য দেওয়ার সময় জটিলতা হতে পারে।

তৃতীয়ত, পূর্ববর্তী বেতন ইতিহাসের সঙ্গে নতুন তথ্য মিলিয়ে নিতে হবে। বিশেষ করে পদোন্নতি, উচ্চতর গ্রেড, টাইমস্কেল বা বেতন পুনর্নির্ধারণ হয়ে থাকলে তার প্রভাব বাদ দিয়ে সরাসরি নতুন বেতন বসানো ঠিক হবে না।

পে ফিক্সেশন: কর্মচারী ও হিসাবরক্ষণ অফিস—দুই পক্ষের কাজ

iBAS++ শুধু কর্মচারীর তথ্য নেওয়ার একটি ওয়েব ফরম নয়। সরকারি পোর্টালের তথ্য অনুযায়ী, কর্মচারী নিজের চাকরিসংক্রান্ত তথ্য রেকর্ড করেন এবং হিসাবরক্ষণ কার্যালয় দাখিল করা তথ্য যাচাই ও প্রতিপাদন করে।

অর্থাৎ কর্মচারীর কাজ হলো সঠিক তথ্য ও প্রয়োজনীয় নথি দিয়ে ফরম পূরণ করা, আর সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের কাজ হলো রেকর্ডের সঙ্গে তথ্য যাচাই করা এবং প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন করা।

এ কারণে কর্মচারীর নিজের কাছে থাকা তথ্য এবং অফিসের সার্ভিস রেকর্ডের মধ্যে কোনো পার্থক্য থাকলে সেটি আগে শনাক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ।

এক কথায়, কী কী তথ্য প্রস্তুত রাখবেন?

পে ফিক্সেশনের আগে এই ধারাবাহিক তালিকাটি মনে রাখলেই বিষয়টি সহজ হবে—

NID → জন্মতারিখ → মোবাইল → ই-মেইল → বর্তমান অফিস → বর্তমান পদবি → বর্তমান গ্রেড → চাকরিতে প্রথম যোগদান → পূর্ববর্তী Basic Pay → ৩০ জুন ২০২৬-এর বেতন → ইনক্রিমেন্ট → পূর্ববর্তী Pay Fixation → Verification Number → পদোন্নতি → উচ্চতর গ্রেড → টাইমস্কেল/সিলেকশন গ্রেড → সংশ্লিষ্ট অফিস আদেশ।

তবে সব কর্মচারীর জন্য সব তথ্য প্রযোজ্য নয়। কারও পদোন্নতি না থাকলে পদোন্নতির তথ্য লাগবে না, উচ্চতর গ্রেড না থাকলে সেই অংশ প্রযোজ্য হবে না, আবার নতুন নিয়োগের ক্ষেত্রে নিয়োগসংক্রান্ত অতিরিক্ত তথ্য প্রয়োজন হতে পারে।

গুরুত্বপূর্ণ তথ্য

বর্তমানে iBAS++-এর সরকারি Pay Fixation পোর্টালে বিভিন্ন ধরনের fixation—চলমান, নতুন নিয়োগ, পদোন্নতি, টাইমস্কেল, সিলেকশন গ্রেড, উচ্চতর গ্রেড ও ইনক্রিমেন্ট—আলাদা ক্যাটাগরিতে রাখা হয়েছে। তাই নিজের ক্ষেত্রে যে fixation প্রযোজ্য, সেটিই নির্বাচন করে সরকারি নির্দেশনা অনুসরণ করাই মূল বিষয়।

সবচেয়ে নিরাপদ প্রস্তুতি হলো—পে ফিক্সেশন শুরু করার আগে NID, সার্ভিস বুক, সর্বশেষ বেতন বিল/স্টেটমেন্ট, পূর্ববর্তী Pay Fixation Verification Number এবং পদোন্নতি বা উচ্চতর গ্রেডের সব অফিস আদেশ একসঙ্গে হাতে রাখা। এতে iBAS++-এ তথ্য দেওয়ার সময় ভুলের ঝুঁকি কমবে এবং পরবর্তী যাচাইয়ের সময় প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সহজে পাওয়া যাবে।