নতুন পে-স্কেলের বকেয়া টাকা তুলতে প্রস্তুত রাখুন ৩ গুরুত্বপূর্ণ নথি, যেভাবে জমা হবে এরিয়া বিল

নতুন জাতীয় বেতন স্কেল অনুযায়ী সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের বেতন নির্ধারণের কার্যক্রমের পাশাপাশি এখন আলোচনায় এসেছে কয়েক মাসের বকেয়া বেতন পরিশোধের বিষয়টি। নতুন বেতন কাঠামো কার্যকর হওয়ার ফলে জুলাই থেকে পরবর্তী কয়েক মাসের বেতন সমন্বয়ের মাধ্যমে যেসব কর্মকর্তা-কর্মচারীর অতিরিক্ত পাওনা তৈরি হয়েছে, তাঁদের সেই অর্থ উত্তোলনের জন্য পৃথক এরিয়া বিল দাখিল করতে হতে পারে। এ ক্ষেত্রে নিয়মিত মাসিক বেতনের বাইরে বকেয়া অর্থ পরিশোধের জন্য নির্দিষ্ট হিসাব প্রস্তুত ও প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সংযুক্ত করার বিষয়টি গুরুত্বপূর্ণ হয়ে উঠেছে।

প্রচারিত প্রক্রিয়াসংক্রান্ত তথ্য অনুযায়ী, নতুন পে-স্কেলের ৩ থেকে ৪ মাসের বকেয়া বেতন পরিশোধের ক্ষেত্রে ম্যানুয়াল বিল দাখিলের প্রয়োজন হতে পারে। এ জন্য টি.আর. ফরম-১৫ ব্যবহার করে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসে বিল জমা দেওয়ার কথা বলা হচ্ছে। তবে বিল দাখিলের চূড়ান্ত পদ্ধতি সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা অনুযায়ী নির্ধারিত হবে।

বকেয়া বেতন পেতে কেন আলাদা এরিয়া বিল প্রয়োজন?

সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের নিয়মিত মাসিক বেতন সাধারণত iBAS++ পদ্ধতিতে প্রস্তুত এবং EFT-এর মাধ্যমে ব্যাংক হিসাবে পাঠানো হয়। কিন্তু নতুন পে-স্কেল কার্যকর হওয়ার পর পূর্ববর্তী মাসগুলোর বেতন পুনর্নির্ধারণের কারণে পুরোনো ও নতুন বেতনের মধ্যে পার্থক্য তৈরি হতে পারে।

এই পার্থক্যজনিত পাওনাকেই সাধারণভাবে বকেয়া বেতন বা এরিয়া বিল হিসেবে বিবেচনা করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, কোনো কর্মকর্তা-কর্মচারীর নতুন বেতন কাঠামো অনুযায়ী জুলাই মাস থেকে বেতন বেশি নির্ধারিত হলে এবং সংশ্লিষ্ট মাসগুলোর বেতন পুরোনো কাঠামো অনুযায়ী পরিশোধিত হয়ে থাকলে, বিধি অনুযায়ী প্রাপ্য পার্থক্য হিসাব করে অতিরিক্ত অর্থ দাবি করতে হতে পারে।

এ কারণে নিয়মিত বেতন বিলের বাইরে পৃথকভাবে বকেয়া পাওনার হিসাব প্রস্তুত করার প্রয়োজন দেখা দিতে পারে। তবে সব কর্মকর্তা-কর্মচারীর ক্ষেত্রে একই নিয়ম প্রযোজ্য হবে কি না, তা সংশ্লিষ্ট সরকারি নির্দেশনার ওপর নির্ভর করবে।

এরিয়া বিল দাখিলের জন্য যেসব কাগজপত্র লাগতে পারে

প্রচারিত তথ্য অনুযায়ী, নতুন পে-স্কেলের বকেয়া বেতন উত্তোলনের জন্য তিনটি গুরুত্বপূর্ণ নথি প্রস্তুত রাখতে হবে।

১. নতুন পে-স্কেলের অনুমোদিত পে-ফিক্সেশন কপি

বকেয়া বেতন নির্ধারণের প্রধান ভিত্তি হলো নতুন পে-স্কেল অনুযায়ী সম্পন্ন করা পে-ফিক্সেশন। এতে কর্মকর্তা-কর্মচারীর নতুন মূল বেতন, বেতন নির্ধারণের ধাপ এবং সংশ্লিষ্ট তথ্য উল্লেখ থাকে। তাই পে-ফিকেশন সম্পন্ন হওয়ার পর অনুমোদিত কপি সংগ্রহ করে রাখতে হবে।

২. জুন মাসের iBAS++ বেতন বিবরণী

নতুন বেতন কাঠামো কার্যকর হওয়ার আগের বেতনসংক্রান্ত তথ্য যাচাইয়ের জন্য জুন মাসের বেতন বিবরণী প্রয়োজন হতে পারে। iBAS++ থেকে প্রাপ্ত জুন মাসের স্যালারি রিপোর্টের মাধ্যমে আগের বেতন ও পরবর্তী সময়ে নির্ধারিত বেতনের তুলনা করা সহজ হবে।

৩. মাসভিত্তিক বকেয়া বেতনের হিসাব

জুলাই, আগস্ট, সেপ্টেম্বরসহ যে কয় মাসের বকেয়া পাওনা রয়েছে, প্রতিটি মাসের হিসাব পৃথকভাবে প্রস্তুত করতে হবে। সংশ্লিষ্ট মাসের প্রাপ্য বেতন, ইতোমধ্যে পরিশোধিত অর্থ, প্রযোজ্য ভাতা ও কর্তন বিবেচনা করে প্রকৃত পাওনা নির্ধারণ করতে হবে।

মাসভিত্তিক হিসাব প্রস্তুত করা হলে মোট বকেয়া অর্থের পরিমাণ যাচাই করা সহজ হবে এবং বিল নিষ্পত্তির সময় হিসাবের স্বচ্ছতা বজায় থাকবে।

টি.আর. ফরম-১৫ দিয়ে কীভাবে বিল জমা হবে?

প্রচারিত তথ্য অনুযায়ী, বকেয়া বেতন বা এরিয়া বিল দাখিলের ক্ষেত্রে টি.আর. ফরম-১৫ ব্যবহারের কথা উল্লেখ করা হয়েছে। সংশ্লিষ্ট দপ্তরের হিসাব শাখা এবং DDO-এর মাধ্যমে বিল প্রস্তুত করার বিষয়টি এখানে গুরুত্বপূর্ণ।

সম্ভাব্য প্রক্রিয়াটি কয়েকটি ধাপে সম্পন্ন হতে পারে।

প্রথমে কর্মকর্তা-কর্মচারীর নতুন পে-ফিকেশন এবং বেতনসংক্রান্ত তথ্য যাচাই করতে হবে। এরপর কোন কোন মাসের বকেয়া পাওনা রয়েছে, তা নির্ধারণ করে মাসভিত্তিক হিসাব প্রস্তুত করতে হবে।

দ্বিতীয় ধাপে পে-ফিকেশন কপি, জুন মাসের বেতন বিবরণী এবং মাসভিত্তিক বকেয়া হিসাবসহ প্রয়োজনীয় নথি সংযুক্ত করে বিল প্রস্তুত করতে হবে।

তৃতীয় ধাপে সংশ্লিষ্ট DDO-এর মাধ্যমে বিলটি যাচাই ও অনুমোদনের জন্য নির্ধারিত হিসাবরক্ষণ অফিসে জমা দিতে হবে। হিসাবরক্ষণ অফিস প্রয়োজনীয় যাচাই-বাছাই শেষে প্রচলিত আর্থিক বিধিবিধান অনুযায়ী পরবর্তী ব্যবস্থা গ্রহণ করবে।

DDO ও হিসাব শাখার ভূমিকা গুরুত্বপূর্ণ

বকেয়া বেতন পরিশোধের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট দপ্তরের হিসাব শাখা এবং DDO-এর দায়িত্ব গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। কারণ, একজন কর্মকর্তা-কর্মচারীর বেতন নির্ধারণ, পূর্ববর্তী বেতন, প্রাপ্য ভাতা এবং ইতোমধ্যে পরিশোধিত অর্থের মধ্যে সমন্বয় করে সঠিক পাওনা নির্ধারণ করতে হবে।

হিসাব প্রস্তুতের সময় কোনো ভুল হলে বিল ফেরত আসতে পারে অথবা নিষ্পত্তিতে বিলম্ব হতে পারে। তাই বিল দাখিলের আগে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা-কর্মচারীর বেতনসংক্রান্ত সব তথ্য যাচাই করা প্রয়োজন।

বিশেষ করে যেসব দপ্তরে অনেক কর্মকর্তা-কর্মচারীর বকেয়া বিল একসঙ্গে প্রস্তুত করতে হবে, সেখানে হিসাব শাখার সমন্বিত উদ্যোগ গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখতে পারে।

নিয়মিত বেতন কি EFT-তে, আর বকেয়া টাকা ম্যানুয়াল বিলে?

এখানে একটি বিষয় পরিষ্কারভাবে বোঝা প্রয়োজন। নিয়মিত মাসিক বেতন iBAS++ এবং EFT ব্যবস্থার মাধ্যমে পরিশোধিত হলেও বকেয়া বেতন বা এরিয়া বিলের জন্য পৃথক বিল প্রস্তুতের প্রয়োজন হতে পারে।

অর্থাৎ নিয়মিত বেতন পরিশোধের পদ্ধতি এবং পূর্ববর্তী মাসের বকেয়া অর্থ নিষ্পত্তির পদ্ধতি এক নাও হতে পারে। প্রচারিত তথ্য অনুযায়ী, বকেয়া অর্থের ক্ষেত্রে ম্যানুয়াল বিল দাখিলের বিষয়টি গুরুত্ব পাচ্ছে।

তবে ম্যানুয়াল বিল দাখিলের বিষয়টি সব দপ্তরের জন্য বাধ্যতামূলক কি না, কিংবা পরবর্তী সময়ে iBAS++-এর মাধ্যমে কোনো বিশেষ ব্যবস্থা নেওয়া হবে কি না, তা নিশ্চিত করতে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা প্রয়োজন।

কর্মকর্তা-কর্মচারীদের এখনই কী প্রস্তুতি নেওয়া উচিত?

নতুন পে-স্কেলের বকেয়া পাওনা উত্তোলনের ক্ষেত্রে বিল দাখিলের সময় যেন কোনো জটিলতা তৈরি না হয়, সে জন্য কর্মকর্তা-কর্মচারীদের আগেভাগেই প্রয়োজনীয় নথি সংগ্রহ করে রাখা উচিত।

বিশেষ করে পে-ফিকেশন সম্পন্ন হয়েছে কি না, জুন মাসের বেতন বিবরণী সংগ্রহ করা হয়েছে কি না এবং মাসভিত্তিক বকেয়া হিসাব প্রস্তুত রয়েছে কি না, সেগুলো যাচাই করতে হবে।

একই সঙ্গে নিজ নিজ দপ্তরের হিসাব শাখা এবং সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের সঙ্গে যোগাযোগ করে টি.আর. ফরম-১৫ ব্যবহারের নিয়ম, প্রয়োজনীয় সংযুক্তি এবং বিল দাখিলের সর্বশেষ নির্দেশনা জেনে নেওয়া জরুরি।

দ্রুত বকেয়া অর্থ পরিশোধের প্রত্যাশা

নতুন পে-স্কেলের বেতন নির্ধারণের পর কর্মকর্তা-কর্মচারীদের অন্যতম প্রত্যাশা হচ্ছে, তাঁদের প্রাপ্য বকেয়া অর্থ দ্রুত পরিশোধ করা হবে। কয়েক মাসের বকেয়া বেতন একসঙ্গে পাওয়া গেলে অনেক কর্মকর্তা-কর্মচারীর পারিবারিক ব্যয়, ঋণের কিস্তি এবং অন্যান্য আর্থিক দায় মেটাতে সুবিধা হবে।

এ কারণে শুধু পে-ফিকেশন সম্পন্ন করাই নয়, বকেয়া বিল প্রস্তুত, যাচাই এবং অর্থ ছাড়ের কার্যক্রমও দ্রুত সম্পন্ন করা প্রয়োজন। সংশ্লিষ্ট দপ্তরগুলোর মধ্যে সমন্বয় বাড়ানো এবং প্রয়োজনীয় নির্দেশনা স্পষ্ট করা হলে বিল নিষ্পত্তির জটিলতা কমতে পারে।

সবশেষে, নতুন পে-স্কেলের ৩–৪ মাসের বকেয়া বেতন পরিশোধের ক্ষেত্রে পে-ফিকেশন কপি, জুন মাসের iBAS++ বেতন বিবরণী এবং মাসভিত্তিক বকেয়া হিসাব গুরুত্বপূর্ণ নথি হিসেবে প্রস্তুত রাখা উচিত। তবে টি.আর. ফরম-১৫ ব্যবহার ও ম্যানুয়াল বিল দাখিলের বিষয়টি প্রচারিত প্রক্রিয়াসংক্রান্ত তথ্যের ভিত্তিতে উল্লেখ করা হয়েছে; চূড়ান্ত নিয়ম ও বাধ্যতামূলক কাগজপত্র সংশ্লিষ্ট সরকারি নির্দেশনা থেকে নিশ্চিত হতে হবে। কর্মকর্তা-কর্মচারীদের প্রত্যাশা, প্রয়োজনীয় প্রক্রিয়া দ্রুত সম্পন্ন করে তাঁদের ন্যায্য পাওনা পরিশোধের ব্যবস্থা নেওয়া হবে।