১০ বছর পর সরকারি সচিবালয় নির্দেশমালা ২০১৪ সংশোধন করে ২০২৪ প্রকাশ করা হয়েছে- দেশের সকল সরকারি ও স্বশাসিত প্রতিষ্ঠান সচিবালয় নির্দেশনা অনুসরণ করে চিঠিপত্র লিখে থাকে–Secretariat Instruction 2024

সচিবালয় নির্দেশমালা ২০১৪ কি অকার্যকর হয়ে গেল? হ্যাঁ। The Rules of Business, 1996-এর rule 4 (vii)- এ প্রদত্ত ক্ষমতাবলে সরকার কর্তৃক বাংলাদেশ সচিবালয়ের কার্যনিষ্পত্তির জন্য এই নির্দেশমালা জারি করা হইল। এই নির্দেশমালা অন্যান্য অফিসের জন্য প্রযোজ্য ক্ষেত্রে ব্যবহার করা যাইবে। নতুন এই নির্দেশমালা ‘সচিবালয় নির্দেশমালা, ২০২৪’ নামে অভিহিত হইবে। এই নির্দেশমালা অবিলম্বে কার্যকর হইবে এবং ইহার বিধানাবলির সহিত সামঞ্জস্যপূর্ণ নহে, কার্যনিষ্পত্তি সংক্রান্ত পূর্বের এমন সকল নির্দেশ এবং আদেশসমূহের স্থলে এই নির্দেশমালাই কার্যকর থাকিবে। ‘সচিবালয় নির্দেশমালা, ২০১৪’ এতদ্দ্বারা রহিত করা হইল। ‘অধস্তন অফিস’ বলিতে সরকারের যে অফিস সংযুক্ত দপ্তর হিসাবে ঘোষিত হয় নাই এবং সাধারণভাবে কোনো মন্ত্রণালয়/বিভাগের সহিত যাহার সরাসরি সম্পর্ক নাই, তাহাকে বুঝাইবে। ‘অধিশাখা” বলিতে উপসচিব অথবা তাঁহার সমপদমর্যাদাসম্পন্ন কর্মকর্তার আওতাধীন কতিপয় শাখার সমষ্টিকে বুঝাইবে।

ডিজিটাল নথির অ্যাডমিন বলতে কি বুঝায়? ‘অফিস এডমিন’ বলিতে ডিজিটাল নথি ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে যিনি নিজ দপ্তরের কর্মকর্তাদের ইউজার আইডি তৈরি, যুক্তকরণ ও অবমুক্তকরণ, অফিস প্রধান নির্বাচন, অফিস ফ্রন্টডেস্ক নির্বাচন, প্রতিকল্প ব্যবস্থাপনা, শাখা/পদবি স্থানান্তর, শাখা/পদবির স্তর ও ক্রমবিন্যাস, অফিস তথ্য সংশোধন, নথির তথ্য সংশোধন এবং রিপোর্ট তৈরি করিতে অনুমতি প্রাপ্ত হইবেন তাহাকে বুঝাইবে। ‘ইলেকট্রনিক’ অর্থ তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি আইন, ২০০৬ -এর ২(৩) ধারায় বর্ণিত ‘ইলেকট্রনিক’ অর্থাৎ ইলেকট্রিক্যাল, ডিজিটাল, ম্যাগনেটিক, অয়্যারলেস, অপটিক্যাল, ইলেকট্রোম্যাগনেটিক অথবা তুলনীয় সক্ষমতা রহিয়াছে এইরূপ কোনো প্রযুক্তি বুঝাইবে। ‘ইলেকট্রনিক রেকর্ড’ অর্থ তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি আইন, ২০০৬-এর ২(৭) ধারায় বর্ণিত ‘ইলেকট্রনিক রেকর্ড’ অর্থাৎ কোনো উপাত্ত, রেকর্ড অথবা উপাত্ত হইতে প্রস্তুতকৃত ছবি অথবা প্রতিচ্ছবি অথবা শব্দ যাহা কোনো ইলেকট্রনিক বিন্যাস, মাইক্রোফিল্ম অথবা কম্পিউটারে প্রস্তুতকৃত মাইক্রোচিপে সংরক্ষিত, গৃহীত অথবা প্রেরিত হইয়াছে বুঝাইবে। 

ইলেক্ট্রনিক স্বাক্ষর কি? ‘ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর’ বলিতে তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি আইন, ২০০৬ -এর ২ (১) ধারায় বর্ণিত ‘ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর’ বুঝাইবে। অর্থাৎ ইহা একপ্রকার ইলেকট্রনিক উপাত্ত যাহা অন্য কোনো ইলেকট্রনিক উপাত্তের সহিত সরাসরি অথবা যৌক্তিকভাবে সংযুক্ত। কোনো ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরের প্রমাণীকরণ নিম্নবর্ণিত শর্তাদি পূরণক্রমে সম্পন্ন হয়।  ‘ইউনিট’ বলিতে একটি স্বয়ংসম্পূর্ণ প্রশাসনিক একককে বুঝাইবে। ‘উপযুক্ত কর্তৃপক্ষ’ বলিতে কোনো দায়িত্ব সম্পাদনের জন্য সরকার কর্তৃক প্রদত্ত ক্ষমতাপ্রাপ্ত কর্তৃপক্ষকে বুঝাইবে। ‘কর্তৃপক্ষ’ বলিতে মন্ত্রণালয়/বিভাগের আওতাধীন একটি স্বায়ত্তশাসিত সরকারি কর্তৃপক্ষকে বুঝাইবে। ‘কাগজপত্র’ বলিতে কোনো বিষয়ের হার্ডকপি এবং/অথবা ডিজিটাল কপি অথবা কপির সমষ্টিকে বুঝাইবে। ‘কার্য’ বলিতে সরকার কর্তৃক নিষ্পন্ন সকল কার্যকেই বুঝাইবে।

সরকারি অফিসের অভ্যন্তরীন কার্যক্রম যে নির্দেশনা অনুসরণ করে সম্পাদিত হইবে । এটি শুধুমাত্র সচিবালয় নয় বরং দেশের সকল অফিসের জন্য প্রযোজ্য । পূর্বে ২০১৪ সালের সচিবালয় নির্দেশমালা নয় বরং নতুন নির্দেশমালা ২০২৪ অনুসরণ করতে হবে

নোট’ বলিতে কোনো বিষয়ের নিষ্পত্তির সুবিধার্থে ডিজিটাল পদ্ধতিতে অথবা লিখিতভাবে নথিতে উপস্থাপিত বক্তব্য/মন্তব্য/প্রস্তাবকে বুঝাইবে। পুরাতন কাগজপত্রের সারসংক্ষেপ, যেসকল বিষয়ে সিদ্ধান্ত গ্রহণ করিতে হইবে, উহাদের কোনো বিবরণ অথবা বিশ্লেষণ, কার্যপন্থাসংক্রান্ত প্রস্তাব এবং প্রদত্ত চূড়ান্ত আদেশাবলি নোটের অন্তর্ভুক্ত হইবে।

সচিবালয় নির্দেশমালা ২০২৪ ডাউনলোড

নতুন সচিবালয় নির্দেশনা ২০২৪ । যে সকল বিষয় আপনি সচিবালয় নির্দেশনালায় পাবেন

1. সচিবালয় সংগঠন
2. সংযুক্ত দপ্তর এবং অধস্তন অফিসসমূহ
3. কর্মবণ্টন
4. অফিস কর্মপরিকল্পনা
5. নথিপত্র ব্যবস্থাপনা
6. রেকর্ড সংরক্ষণ
7. ই-মেইল এর ব্যবহার
8. সভা অনুষ্ঠান ও মতবিনিময়
9. ওয়েবসাইট এর ব্যবহার
10. ডিজিটাল আবেদন
11. ডিজিটাল নথি ব্যবস্থাপনার মান ও মেটাডাটা ব্যবস্থাপনা
12. আইসিটি কার্যক্রমের আদর্শমান আনয়ন ও ইন্টারঅপারেবিলিটি নিশ্চিতকরণ
13. মানবসম্পদ ব্যবস্থাপনা
14. নিরাপত্তা ও গোপনীয়তা
15. পত্রপ্রাপ্তি ও জারি
16. প্রাপ্ত পত্রাদি নিষ্পত্তির পদ্ধতি
17. ডিজিটাল নথি সিস্টেমে প্রাপ্ত পত্রাদি নিষ্পত্তির পদ্ধতি
18. পত্রাদি ডায়ারিভুক্তি ও নিষ্পত্তিকরণ পদ্ধতি
19. প্রাপ্ত পত্রাদি ডায়ারিভুক্তকরণ
20. প্রাপ্তিস্বীকার
21. নতুন নথি খোলা
22. ডিজিটাল নথি নম্বরের গঠন ও কোডসমূহের বিশ্লেষণ
23. বরাতসূত্র নির্দেশ
24. নথির গতিবিধি
25. নথি উপস্থাপন ও অনুমোদন
26. প্রেরণ সংক্রান্ত সাধারণ নির্দেশাবলি
27. প্রেরণের পর কার্যব্যবস্থা
28. পূর্ব দৃষ্টান্তবহি
29. স্ট্যাম্প হিসাববহি
30. ডিজিটাল পদ্ধতিতে অর্থ গ্রহণ
31. লেবেলের ব্যবহার
32. লেবেল ব্যবহারের সতর্কতা
33. হাজিরাবহি/হাজিরা ব্যবস্থাপনা
34. নির্দিষ্ট তারিখে সাময়িক বিবরণী উপস্থাপন
35. নথির রেকর্ড ও সূচিকরণ
36. রেকর্ডের শ্রেণিবিন্যাস
37. রেকর্ড ও সূচিকরণ পদ্ধতি
38. নথি মুদ্রণ
39. রেকর্ডসমূহ সংরক্ষণ
40. রেকর্ড বাছাই ও বিনষ্টকরণ
41. ক্ষমতা অর্পণ
42. কার্যনিষ্পত্তির রীতি
43. নোট লিখন
44. খসড়া প্রস্তুতকরণ
45. পত্রাদির প্রকারভেদ
46. সরকারি পত্র
47. অফিস স্মারক
48. অফিস আদেশ
49. পরিপত্র
50. আধা-সরকারি পত্র
51. অনানুষ্ঠানিক নোট
52. অনুলিপি প্রেরণ ও পৃষ্ঠাঙ্কন
53. প্রজ্ঞাপন
54. সিদ্ধান্ত প্রস্তাব
55. প্রেস ইশতেহার/প্রেসনোট
56. ফ্যাক্স, ই-মেইল, জিইপি, এসএমএস, সাইফার বার্তা ও অন্যান্য ডিজিটাল মাধ্যম
57. বিজ্ঞপ্তি/নোটিশ
58. টেলিফোন ও ভয়েস মেইল যোগাযোগ
59. অন্যান্য মন্ত্রণালয়/বিভাগের সহিত পরামর্শ
60. সচিবালয় বহির্ভূত কর্তৃপক্ষের সহিত পরামর্শ
61. দপ্তর প্রধানগণ কর্তৃক বিষয়াদি প্রেরণ
62. বিলম্ব প্রতিরোধ
63. বিষয় নিষ্পত্তিকরণের সময়সীমা
64. পরবর্তী অনুসরণ
65. মাসিক বিবরণী
66. মাসিক সভা
67. মাসিক সমন্বয় সভা
68. বার্ষিক উন্নয়ন কর্মসূচি ও বাজেট বাস্তবায়ন সংক্রান্ত পর্যালোচনা সভা
69. অনিষ্পন্ন কার্যবিষয়ক সভা
70. অডিট আপত্তি নিষ্পত্তি বিষয়ক সভা
71. ভার্চুয়াল প্লাটফর্মে সভা
72. আন্তঃমন্ত্রণালয় সভা
73. পরিদর্শন
74. পরিদর্শনীয় বিষয়সমূহ
75. পরিদর্শন রিপোর্ট
76. নিরাপত্তামূলক ব্যবস্থাদি এবং গোপনীয় শ্রেণির দলিলাদির ব্যবহার
77. কাগজপত্রের প্রকাশনা
78. অভিযুক্তকরণ
79. বৈদেশিক সরকারের সহিত যোগাযোগ
80. আন্তর্জাতিক সংস্থাসমূহের সহিত যোগাযোগ
81. বিদেশে অবস্থিত বাংলাদেশের কূটনৈতিক মিশনের সহিত যোগাযোগ
82. বাংলাদেশে অবস্থিত বৈদেশিক কূটনৈতিক মিশনগুলির সহিত যোগাযোগ (১১) বৈদেশিক রাষ্ট্রের বেসরকারি প্রতিষ্ঠান এবং ব্যক্তির সহিত যোগাযোগ
83. প্রশাসনিক মন্ত্রণালয়/বিভাগ কর্তৃক খসড়া বিল পরীক্ষা
84. জাতীয় সংসদে উত্থাপনের জন্য বিলের অনুমোদন
85. রাষ্ট্রপতির সুপারিশ
86. বিলের উদ্দেশ্য ও কারণের বিবরণী এবং ধারাসমূহের সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা প্রস্তুতকরণ
87. বেসরকারি সদস্যের বিল
88. সংশোধনী
89. পরামর্শ করিতে হইবে এমন সব ব্যক্তি, সমিতি এবং সরকারি সংস্থার তালিকা সরবরাহ
90. জাতীয় সংসদের অধিবেশন শুরুর সাত দিন পূর্বে প্রত্যেক মন্ত্রণালয়/বিভাগ কর্তৃক আইনগত প্রস্তাবাবলির তালিকা সরবরাহ
91. অধ্যাদেশ প্রণয়ন ও জারি এবং স্বাক্ষরিত অধ্যাদেশের কপি সংরক্ষণ
92. অধস্তন আইন প্রণয়ন কার্যাবলি
93. বিধি, প্রবিধান, চুক্তি এবং আইনের মর্যাদাসম্পন্ন অন্যান্য দলিল তৈরীর ক্ষেত্রে কতিপয় মন্ত্রণালয়/বিভাগ ও দপ্তরের পরামর্শ গ্রহণ
94. লেজিসলেটিভ ও সংসদ বিষয়ক বিভাগ কর্তৃক বিধি, প্রবিধান, চুক্তি, আইনের মর্যাদা সম্পন্ন অন্যান্য দলিলে ভেটিং অথবা মতামত প্রদান এবং কপি সংরক্ষণ
95. নিয়োগবিধি এবং নিয়োগ-প্রবিধানমালা প্রণয়ন/সংশোধন প্রক্রিয়া
96. রাজস্বখাতে পদ সৃজন, সংরক্ষণ ও স্থায়ীকরণ এবং সাংগঠনিক কাঠামো প্রণয়ন সংশোধন, শূন্যপদে ছাড়পত্র প্রদান ও জনবল উদ্‌বৃত্ত ঘোষণা/আত্তীকরণ বিষয়ক কার্যপ্রক্রিয়া
97. উন্নয়ন পরিকল্পনা প্রণয়ন, পেশ ও অনুমোদন প্রক্রিয়া
98. বাজেট প্রণয়ন ও বরাদ্দকৃত অর্থ ব্যয়
99. নিরাপত্তা ও সচেতনতা
100. অগ্নিদুর্ঘটনা নিরোধের ব্যবস্থা
101. অগ্নিদুর্ঘটনা মনিটরিং
102. কর্মকর্তা ও কর্মচারীগণের ডিজিটাল পাশ
103. সচিবালয়ের দর্শনার্থীগণের ডিজিটাল পাশ
104. বাংলাদেশ সচিবালয়ে যানবাহনের প্রবেশ পাশ
105. সুনির্দিষ্ট স্থানে গাড়ি পার্কিং
106. নিরাপত্তা চেকিং
107. মন্ত্রণালয়/বিভাগে নিরাপত্তা ভিজিলেন্স টিমের নিয়মিত পর্যবেক্ষণ ও প্রতিবেদন পেশ
108. ছুটির সময়ে নিরাপত্তা তদারকি
109. বিভিন্ন মন্ত্রণালয়ের সমন্বয়ে গঠিত নিরাপত্তা কমিটির সভা
110. অফিস ছুটির পর সচিবালয়ে অবস্থানকারীগণের বিষয়ে করণীয়
111. পত্রসমূহ সচিবালয়ের গেটে কেন্দ্রীয়ভাবে গ্রহণ
112. সচিবালয় ক্লিনিকের পাশ
113. ভবনসমূহের ছাদে আরোহণ
114. সেবা প্রদান প্রতিশ্রুতি
115. নাগরিক মতামত ও অভিযোগ গ্রহণ এবং নিষ্পত্তি
116. অভিযোগ প্রতিকার ব্যবস্থাপনা
117. কর্মসম্পাদন ব্যবস্থাপনা
118. জাতীয় শুদ্ধাচার কৌশল কর্মপরিকল্পনা প্রণয়ন ও বাস্তবায়ন
119. সেবা পদ্ধতি সহজিকরণ/ডিজিটাইজেশন
120. সেবা ডেস্ক স্থাপন
121. নাগরিকগণের তথ্যপ্রাপ্তি নিশ্চিতকরণ

পত্র বলতে কি বুঝায়?

‘পত্র’ বলিতে কোনো ব্যক্তি অথবা প্রতিষ্ঠানের অভিব্যক্তি প্রকাশের মাধ্যমকে বুঝাইবে। সরকারি আদেশ/নির্দেশ ইত্যাদি পত্রের মাধ্যমে প্রকাশিত হইয়া থাকে। পত্রের প্রেরক ও প্রাপক থাকিবে এবং উহাতে তারিখসহ একটি নম্বর থাকিবে। ‘বিবেচ্যপত্র’ বলিতে কোনো বিষয়ে বিবেচনার জন্য প্রাপ্ত পত্রাদিকে বুঝাইবে। বিভাগ’ বলিতে স্বতন্ত্র ও নির্দিষ্ট কোনো ক্ষেত্রে সরকারি কার্য পরিচালনার জন্য দায়ী স্বয়ংসম্পূর্ণ প্রশাসনিক একককে বুঝাইবে, যাহা সরকার কর্তৃক উক্তরূপ ঘোষিত হইয়াছে। ‘বিষয়’ (case) বলিতে বিবেচ্য কোনো নির্দিষ্ট বিষয়কে বুঝাইবে এবং বিষয়টি নিষ্পত্তির জন্য প্রয়োজনীয় সকল কাগজপত্র যথা: তদধীন অথবা তৎসংশ্লিষ্ট কোনো বিষয় অথবা বিষয়াবলি সম্পর্কিত চিঠিপত্র, মন্তব্য এবং/অথবা পূর্ববর্তী কাগজপত্রও ইহার অন্তর্ভুক্ত হইবে। ব্যুরো’ বলিতে মন্ত্রণালয়/বিভাগের আওতাধীন এবং মন্ত্রণালয়/বিভাগ কর্তৃক নির্দেশিত নীতি প্রয়োগের জন্য প্রয়োজনীয় নির্বাহী ক্ষমতাসম্পন্ন সরকারি অফিসকে বুঝাইবে, যাহা সংযুক্ত দপ্তর হিসাবে ঘোষিত নহে; (২৮) ‘মন্ত্রণালয়’ বলিতে মন্ত্রণালয় হিসাবে গঠিত বিভাগ অথবা বিভাগসমূহের সমষ্টিকে বুঝাইবে। ‘মেটাডাটা” বলিতে এমন একটি ডাটাসেটকে বুঝাইবে যাহা ফাইল, ছবি, ভিডিও এবং ওয়েবসাইটসহ অন্যান্য ডিজিটাল বস্তু সনাক্ত ও বর্ণনা করিতে এবং অন্য ডাটা সম্পর্কে তথ্য প্রদান করিতে সক্ষম। ‘রুলস অব বিজনেস’ বলিতে Rules of Business, 1996 কে বুঝাইবে।