সরকারি আর্থিক ব্যবস্থাপনায় স্বচ্ছতা, নিখুঁত হিসাবায়ন এবং গতিশীলতা নিশ্চিত করতে iBAS++ সিস্টেমে যুক্ত হচ্ছে নতুন নির্দেশনা। আগামী ০১ জুলাই ২০২৬ খ্রি. তারিখ থেকে সারা দেশের সকল সরকারি দপ্তরের ‘DDO Others Bill’ (ড্রয়িং অ্যান্ড ডিসবার্সিং অফিসার বা ডিডিও-দের অন্যান্য বিল) বাধ্যতামূলকভাবে অনলাইনে সাবমিট করতে হবে। নির্দেশনানুযায়ী, এই সময়সীমার পর থেকে কোনো ম্যানুয়াল বা কাগজের বিল হিসাবরক্ষণ অফিসে (CAO/DCAO/UAO) গ্রহণ করা হবে না।
অর্থ মন্ত্রণালয়ের অর্থ বিভাগ এবং হিসাব মহানিয়ন্ত্রক (CGA) কার্যালয়ের নির্দেশনা অনুযায়ী, সরকারি ব্যয়ের হিসাবায়ন প্রক্রিয়া সম্পূর্ণ ডিজিটাল ও পেপারলেস করার অংশ হিসেবে এই সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে। ইতোমধ্যেই বিভিন্ন সরকারি অধিদপ্তর ও পরিদপ্তরের কর্মকর্তা-কর্মচারীদের এই সংক্রান্ত সাব-মডিউল [অনলাইনে বিল প্রক্রিয়াকরণ ও সাবমিশন, এভিএস (ব্যাংক একাউন্ট ভেরিফিকেশন সিস্টেম) এবং EFT (Electronic Fund Transfer)] এর ওপর প্রয়োজনীয় কারিগরি প্রশিক্ষণ প্রদান করা হচ্ছে।
নির্দেশনার মূল বৈশিষ্ট্যসমূহ ও পরিবর্তন
বাধ্যতামূলক অনলাইন সাবমিশন: ১ জুলাই থেকে ডিডিও আদার্স বিল (যেমন: দপ্তরের আনুষঙ্গিক ব্যয়, ভ্রমণ ভাতা, মোটরযান মেরামত ও রক্ষণাবেক্ষণ, আপ্যায়ন ব্যয়, এবং বিভিন্ন কেনাকাটা বা সাপ্লায়ার্স বিল) iBAS++ মডিউলের মাধ্যমে অনলাইনে দাখিল করতে হবে।
ব্যাংক অ্যাকাউন্ট ভেরিফিকেশন (AVS): ভুল অ্যাকাউন্টে অর্থ চলে যাওয়া রোধ করতে বিল সাবমিট করার আগেই পাওনাদার বা সরবরাহকারীর ব্যাংক অ্যাকাউন্টটি ব্যাংক অ্যাকাউন্ট ভেরিফিকেশন সিস্টেম (AVS) এর মাধ্যমে যাচাই করা হবে।
সরাসরি ব্যাংক অ্যাকাউন্টে অর্থ (EFT): বিল পাস হওয়ার পর কোনো চেক ইস্যু করা হবে না। অর্থ সরাসরি ইএফটি (Electronic Fund Transfer) প্রক্রিয়ায় সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা-কর্মচারী, সরবরাহকারী (Supplier) কিংবা প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব ব্যাংক অ্যাকাউন্টে জমা হবে।
রিয়েল-টাইম ট্র্যাকিং: অনলাইন সাবমিশনের সাথে সাথেই একটি ইউনিক টোকেন নম্বর জেনারেট হবে, যার মাধ্যমে বিলের সর্বশেষ অবস্থা (Status) ঘরে বসেই ট্র্যাক করা যাবে।
নতুন সিস্টেমে বিল সাবমিশনের মূল ধাপসমূহ
আইবাস++ ম্যানুয়াল ও ব্যবহার নির্দেশিকা অনুযায়ী, অনলাইনে বিল প্রক্রিয়াকরণ করার জন্য প্রধানত ৩টি ধাপে কাজ সম্পন্ন করতে হবে:
১. ইউজার রেজিস্ট্রেশন ও ড্যাশবোর্ড সচলকরণ (Security Menu)
সামারি বিল এন্ট্রি ইউজার নিবন্ধন: প্রথমে সংশ্লিষ্ট অফিসের বিল প্রস্তুতকারী কর্মচারীকে
Self User Registrationঅপশনে গিয়ে স্বনিবন্ধনের মাধ্যমে ‘Summary Bill Entry User’ হিসেবে আবেদন করতে হবে।ডিডিও কর্তৃক অনুমোদন: ডিডিও (DDO) তার নিজস্ব আইডি থেকে লগইন করে
Pending User Registration (By DDO)মেনুতে গিয়ে উক্ত এন্ট্রি ইউজারের তথ্য যাচাই করে ফরওয়ার্ড বা অনুমোদন করবেন।হিসাবরক্ষণ অফিসের চূড়ান্ত অনুমোদন: চূড়ান্তভাবে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিস থেকে ইউজার আইডিটি সক্রিয় (Activate) করার পর এন্ট্রি ইউজার তার পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করে কাজ শুরু করতে পারবেন।
২. প্রাপক ব্যবস্থাপনা (Recipient Management)
অনলাইনে বিল তৈরির আগে যার নামে বিল তৈরি হবে (সরবরাহকারী, ব্যক্তি বা কমিটি), তার তথ্য সিস্টেমে এন্ট্রি ও অনুমোদন করতে হবে:
ব্যক্তিগত বা কোম্পানি অ্যাকাউন্ট (Supplier/Company): সরবরাহকারী ব্যক্তি হলে তার এনআইডি (NID) ও ব্যক্তিগত তথ্য এবং কোম্পানি হলে কোম্পানির টিন (TIN), বিন (BIN) ও ট্রেড লাইসেন্সের তথ্য এন্ট্রি করতে হবে।
কমিটি বা সরকারি সংস্থা (Beneficiary Committee/Govt. Organization): কোনো ক্যাশ পারচেজ বা কমিটির মাধ্যমে ব্যয়ের ক্ষেত্রে বেনিফিশিয়ারি কমিটি এন্ট্রি করে ডিডিও-র অনুমোদন নিতে হবে।
৩. বিল এন্ট্রি ও ফরওয়ার্ডিং (Expenditure & Payment Module)
এন্ট্রি ইউজার
Expenditure & Paymentসাবসিস্টেমে গিয়ে বাজেট কোড, অর্থনৈতিক কোড, বিলের বিবরণ এবং এভিএস (AVS) দ্বারা যাচাইকৃত ব্যাংক অ্যাকাউন্ট নির্বাচন করে সামারি বিল এন্ট্রি করবেন।প্রয়োজনীয় প্রমাণক (ভাউচার, ব্যয় মঞ্জুরি আদেশ, কোটেশন ইত্যাদি) স্ক্যান করে আপলোড করতে হবে।
বিলটি ডিডিও-র আইডিতে প্রেরণের পর, ডিডিও মহোদয় ওটিপি (OTP) বা ডিজিটাল ভেরিফিকেশনের মাধ্যমে বিলটি চূড়ান্তভাবে হিসাবরক্ষণ অফিসে সাবমিট করবেন।
ডিডিও এবং সংশ্লিষ্টদের জন্য জরুরি করণীয়
১ জুলাই থেকে যেকোনো ধরনের জটিলতা এড়াতে আর্থিক বিশেষজ্ঞরা এখনই কিছু প্রস্তুতি সম্পন্ন করার তাগিদ দিয়েছেন:
ডিডিও আইডি পরীক্ষা: iBAS++ সিস্টেমে নিজ নিজ দপ্তরের ডিডিও আইডি এবং পাসওয়ার্ড সচল ও আপডেট আছে কিনা তা নিশ্চিত করা।
মোবাইল নম্বর হালনাগাদ: ওটিপি (OTP) প্রক্রিয়াকরণের সুবিধার্থে ডিডিও-র আইডিতে সঠিক সচল মোবাইল নম্বর যুক্ত রাখা।
প্রয়োজনীয় প্রশিক্ষণ গ্রহণ: যেসকল দপ্তরের দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মচারীরা এখনো ‘DDO Others Bill’ সাব-মডিউল ব্যবহারে অভ্যস্ত নন, তাদের দ্রুত আইবাস++ হেল্পডেস্ক বা সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের সহায়তায় কারিগরি ধারণা নেওয়ার পরামর্শ দেওয়া হয়েছে।
উপসংহার
ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে বিল পাসের ক্ষেত্রে যে দীর্ঘসূত্রতা এবং অনাকাঙ্ক্ষিত ভুলত্রুটির সুযোগ থাকত, নতুন এই সম্পূর্ণ পেপারলেস ডিজিটাল মডিউলের ফলে তা সম্পূর্ণ দূর হবে। সরকারের ‘স্মার্ট বাংলাদেশ’ বিনির্মাণের লক্ষ্যে ডিজিটাল ফিন্যান্সিয়াল ম্যানেজমেন্ট এবং সরকারি আর্থিক শৃঙ্খলা রক্ষায় এটি একটি অত্যন্ত যুগান্তকারী পদক্ষেপ। তাই আগামী ১ জুলাইয়ের পূর্বেই দেশের সকল সরকারি দপ্তরকে এই অনলাইন মডিউলের শতভাগ প্রস্তুতি সম্পন্ন করার নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে।
