সরকারি অর্থ ব্যবস্থাপনায় স্বচ্ছতা, জবাবদিহিতা এবং আর্থিক শৃঙ্খলা নিশ্চিত করতে সরকারি কোষাগার থেকে অর্থ উত্তোলনের ক্ষেত্রে বেশ কিছু বাধ্যতামূলক বিধান অনুসরণের নির্দেশনা রয়েছে। সরকারি হিসাব রক্ষণ বিধিমালা অনুযায়ী, হিসাব রক্ষণ অফিসে বিল পেশ করে সরকারি হিসাব থেকে অর্থ উত্তোলন করতে পারেন আয়ন-ব্যয়ন কর্মকর্তারা (DDO)।
বিধান অনুযায়ী, গেজেটেড কর্মকর্তারা ‘সেলফ ড্রইং অফিসার’ (Self-Drawing Officer) হিসেবে নিজ নিজ বিল স্বাক্ষর করে অর্থ উত্তোলন করতে পারবেন। অন্যদিকে, সংশ্লিষ্ট দপ্তরের আয়ন-ব্যয়ন কর্মকর্তারা সংশ্লিষ্ট বিল অনুমোদন ও স্বাক্ষরের মাধ্যমে অর্থ উত্তোলনের কার্যক্রম সম্পন্ন করবেন।
বিল প্রস্তুতের ক্ষেত্রে যা মানতে হবে
সরকারি অর্থ উত্তোলনের জন্য বিল প্রস্তুতের সময় নির্ধারিত ফরম ব্যবহার বাধ্যতামূলক। যতদূর সম্ভব বাংলা ভাষায় মুদ্রিত সরকারি ফরম ব্যবহারের নির্দেশনা রয়েছে। এছাড়া বিল কালি দিয়ে লিখতে হবে এবং বিলের অর্থের পরিমাণ সংখ্যার পাশাপাশি অক্ষরেও উল্লেখ করতে হবে।
বিলের মোট টাকার অঙ্কে কোনো ধরনের সংশোধন করা হলে তা উত্তোলনকারী কর্মকর্তার পূর্ণাঙ্গ স্বাক্ষর ও তারিখসহ সত্যায়িত করতে হবে। শুধু অনুস্বাক্ষর গ্রহণযোগ্য হবে না।
ঘষামাজা সম্পূর্ণ নিষিদ্ধ
বিধিমালায় বিলের ক্ষেত্রে ঘষামাজা, মুছে ফেলা বা লেখার ওপর লেখা সম্পূর্ণ নিষিদ্ধ করা হয়েছে। কোনো ভুল সংশোধনের প্রয়োজন হলে ভুল অংশ লাল কালিতে স্পষ্টভাবে কেটে দিতে হবে এবং সঠিক তথ্য লিখে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার অনুস্বাক্ষর ও তারিখ সংযুক্ত করতে হবে।
শ্রেণিবিন্যাস কোড ও অর্থের উৎস উল্লেখ বাধ্যতামূলক
প্রত্যেক ব্যয় বিলে সংশ্লিষ্ট ব্যয় খাতের সঠিক শ্রেণিবিন্যাস কোড (Classification Code) উল্লেখ করতে হবে। পাশাপাশি প্রকল্প বা অর্থায়নের উৎস অনুযায়ী ‘জিওবি (GOB)’ কিংবা ‘আরপিএ-জিওবি (RPA-GOB)’ চিহ্ন ব্যবহার করতে হবে।
বেতন বিল ছাড়া সব বিলে মঞ্জুরি পত্র আবশ্যক
বিধান অনুযায়ী, শুধুমাত্র বেতন বিল ছাড়া অন্য সব ধরনের বিলের সঙ্গে সংশ্লিষ্ট মঞ্জুরি পত্র বা অনুমোদনপত্র সংযুক্ত করতে হবে। এটি ব্যয়ের বৈধতা যাচাইয়ের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ দলিল হিসেবে বিবেচিত হয়।
বিল রেজিস্টারে অন্তর্ভুক্তি বাধ্যতামূলক
কোনো বিল প্রস্তুত হওয়ার সঙ্গে সঙ্গেই তা বিল রেজিস্টারে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। বিল রেজিস্টারে অন্তর্ভুক্তির সত্যতা নিশ্চিত করতে নির্ধারিত স্থানে আয়ন-ব্যয়ন কর্মকর্তাকে স্বাক্ষর করতে হবে।
এছাড়া হিসাব রক্ষণ অফিসে বিল জমা দেওয়ার পর যে টোকেন নম্বর প্রদান করা হবে, সেটিও বিল রেজিস্টারে সংশ্লিষ্ট বিলের পাশে লিপিবদ্ধ করতে হবে।
অর্থ গ্রহণের পর ক্যাশ বইয়ে এন্ট্রি জরুরি
বিধি অনুযায়ী, কোনো বিলের বিপরীতে নগদ অর্থ বা চেকের মাধ্যমে যে পরিমাণ অর্থই পাওয়া যাক না কেন, তা প্রথমে ক্যাশ বইয়ে (Cash Book) লিপিবদ্ধ করতে হবে। ক্যাশ বইয়ে এন্ট্রি সম্পন্ন হওয়ার আগে অর্থ বিতরণ করা যাবে না।
বেতন-ভাতা বিতরণে রাখতে হবে পরিশোধ রোল
সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের বেতন ও ভাতা বিতরণের ক্ষেত্রে ‘অ্যাকুইট্যান্স রোল’ বা ‘পরিশোধ রেজিস্টার’ সংরক্ষণ বাধ্যতামূলক। এর মাধ্যমে অর্থ গ্রহণকারীর স্বাক্ষর ও বিতরণ সংক্রান্ত তথ্য সংরক্ষিত থাকে, যা পরবর্তী নিরীক্ষা ও যাচাইয়ের ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ দলিল হিসেবে ব্যবহৃত হয়।
আর্থিক শৃঙ্খলা নিশ্চিতের গুরুত্বপূর্ণ হাতিয়ার
সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তারা বলছেন, সরকারি কোষাগার থেকে অর্থ উত্তোলনের ক্ষেত্রে এসব বিধান যথাযথভাবে অনুসরণ করা হলে আর্থিক অনিয়ম, জালিয়াতি ও হিসাবগত ত্রুটি অনেকাংশে প্রতিরোধ করা সম্ভব হবে। একই সঙ্গে সরকারি অর্থের সুষ্ঠু ব্যবহার, স্বচ্ছতা ও জবাবদিহিতা নিশ্চিত হবে এবং নিরীক্ষা কার্যক্রমও সহজ হবে।
